Politique de confidentialité de ComplyWorks

Dernière mise à jour : Novembre 2020

Introduction

Cette politique s’applique à notre site Web www.complyworks.com (« site Web ») ainsi qu’à nos services de marketing. Elle concerne toutes les informations ou les données personnelles des personnes physiques résidant au Canada ou à l'étranger, y compris dans les pays de l'Union européenne.

De plus amples données sont disponibles ci-dessous, pour le Canada et les pays de l'UE.

Des mises à jour relatives à cette politique pourront être réalisées ponctuellement si cela est requis. Nous vous ferons parvenir un courrier électronique, si vous faites partie de nos abonnées, ou nous posterons un avis sur la page d'accueil de notre site Internet dès qu'un changement important sera apporté.

Nos règles en matière de confidentialité

Présentation

« NOUS », « NOTRE/NOS » ou « NÔTRE(S) » servent à désigner ComplyWorks Ltd.

Notre siège social se trouve à Calgary, au Canada. Nous sommes également présents à Toronto, au Canada, et à Pretoria, en Afrique du Sud (« affilié »). Vous trouverez nos coordonnées sur notre site Internet sous la rubrique « Coordonnées ».

En 2020, nous avons été rachetés par Veriforce LLC (« affilié ») https://veriforce.com/ qui est une entreprise basée aux États-Unis et qui offre des services et des produits similaires aux nôtres.

Le(s) «affilié(s) » concernent les entreprises qui appartiennent à ComplyWorks et à la société mère du groupe qui nous possède.

Nous proposons une plateforme de conformité à la fois accessible en ligne et facile à utiliser qui est destinée à toutes les entreprises, et ce, peu importe leur taille et l'endroit où elles sont implantées. Pour en savoir plus sur nos activités, consultez la rubrique « Rôle ».

La présente politique de confidentialité s'applique aux données ou aux données personnelles que nous recueillons pour notre propre usage.

Le cas échéant, veuillez contacter directement l'organisation qui vous a demandé de vous abonner à notre plateforme pour gérer toutes les exigences en matière de conformité du personnel afin d'en savoir plus sur ses pratiques en matière de confidentialité. En effet, vos données personnelles sont traitées conformément à leurs instructions.

Quels types de données sont recueillies et quels procédés sont utilisés

Toutes les données personnelles sont recueillies de manière à la fois strictement légale et conformément à notre éthique. Nous ne recueillons que les données jugées nécessaires au bon déroulement des services que nous vous offrons.

Ces données sont recueillies de la manière suivante :

  • Lorsque vous achetez l'un de nos services, par exemple nos cours de formation, nous avons accès à votre nom, vos coordonnées (téléphone, adresse électronique, adresse postale, entreprise pour laquelle vous travaillez ou que vous représentez) ainsi qu’aux données concernant votre moyen de paiement. Veuillez noter que nous ne conservons aucune information sur les moyen de paiements.
  • Lorsque vous vous inscrivez à notre liste de diffusion pour être tenu informé de nos dernières nouveautés, comme nos mises à jour et offres commerciales, nous recueillons votre nom, votre adresse électronique et le nom de l'entreprise pour laquelle vous travaillez ou que vous représentez. Vous pouvez vous désabonner à tout moment afin de ne plus recevoir ces communications en cliquant sur « Se désabonner » qui figure dans le courriel qui vous est envoyé.
  • Lorsque vous effectuez une demande pour une démo gratuite concernant notre plate-forme, nous recueillons votre nom, votre adresse électronique, l'entreprise pour laquelle vous travaillez, votre pays de résidence, votre numéro de téléphone, votre fonction et votre statut en tant qu'entrepreneur, vendeur ou fournisseur.
  • Lorsque vous nous faites parvenir par courriel votre candidature à l'un de nos postes vacants, nous recueillons votre nom, vos coordonnées, votre parcours professionnel, votre formation, vos compétences et toute autre information qui est incluse dans votre courriel et dans votre CV.
  • Lorsque vous nous contactez pour nous poser des questions ou obtenir des renseignements, nous recueillons votre nom, vos coordonnées (téléphone, adresse électronique, entreprise pour laquelle vous travaillez ou que vous représentez) et les données relatives à votre compte d'utilisateur.
  • Veuillez noter que les webinaires, les conversations téléphoniques et tout autre événement en ligne auxquels vous participez peuvent être enregistrés. Le cas échéant, vous serez averti dès le début de la communication et l'invitation que vous aurez reçue comportera une notification et un lien vers notre politique de confidentialité.
  • Les conversations téléphoniques qui sont enregistrées serviront à des fins de formation.

Nous nous efforçons de toujours obtenir votre consentement au moment de recueillir vos données personnelles, à moins que la législation en vigueur en matière de confidentialité n'autorise la collecte sans consentement.

Nous collectons les données de manière automatique

Nous recueillons automatiquement certaines données vous concernant (votre adresse IP, le type de navigateur utilisé, les clics sur le site, etc.) lorsque vous visitez notre site Web ou lorsque vous utilisez notre plate-forme de conformité en ligne.

Google Anonymizer peut être utilisé de temps à autre pour masquer votre adresse IP lorsque vous vous trouvez sur notre site Web. Les données qui peuvent être recueillies sont les suivantes : pays d'enregistrement de votre appareil, heure à laquelle vous avez visité notre site, les pages visitées et le temps passé sur chaque page du site, les détails relatifs au site de référence (comme l'URI qu'un utilisateur a utilisé pour arriver sur ce site), le type de navigateur Web, le type de système d'exploitation (OS), la version Flash, la prise en charge de JavaScript, la résolution de l'écran et la capacité de traitement des couleurs de l'écran.

Ces données nous aident à comprendre la manière dont vous utilisez notre site Web et nos services, et ce, afin que nous puissions continuer à vous offrir la meilleure expérience possible (par exemple, en personnalisant le contenu que vous voyez).

Certaines de ces données peuvent également être collectées à l'aide de témoins (cookies) ou de toute autre méthode de suivi similaire. Nous avons ajouté des informations supplémentaires sur les différents types de témoins que nous utilisons, plus précisément dans la section Témoins qui se trouve à la fin de cette politique de confidentialité.

Nous collectons les données en externe

Certaines données personnelles de base telles que votre nom, l'entreprise pour laquelle vous travaillez, vos coordonnées, votre fonction, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone peuvent être recueillies auprès d'une organisation qui a fait appel à nos services. Ces données vont nous permettre de vous envoyer une invitation pour le compte de l'un de nos clients qui souhaite que vous vous abonniez à notre plate-forme de conformité.

Nous pouvons également collecter, utiliser ou acheter des listes de contacts auprès de tiers à des fins commerciales. Les informations ainsi obtenues proviennent généralement de publications postées sur des sites de médias sociaux ou sont accessibles au grand public par d’autres biais. Nous traiterons ces informations conformément aux dispositions prévues dans la présente politique de confidentialité.

Comment nous utilisons vos données personnelles

Voici les raisons pour lesquelles nous avons besoin de ces données personnelles :

  • Pour que vous puissiez accéder à tous les services que vous avez achetés, tels que la formation en ligne
  • Pour communiquer avec vous, si nécessaire, afin de vérifier que vous avez bien accès aux services que vous avez achetés ou pour vous fournir certaines données que vous nous avez demandées
  • Pour vous faire part des changements au niveau du fonctionnement de notre plateforme, des mises à jour concernant la sécurité et votre compte et enfin, de toute information relative à notre service à la clientèle
  • Pour traiter les paiements que vous avez effectués
  • Pour vous proposer des publicités ciblées en fonction de vos préférences
  • Pour vous assister et vous aider à résoudre les problèmes techniques ou autres liés à notre site Web ou aux différents services offerts, que ce soit par courrier électronique, par téléphone ou par tout autre moyen
  • Pour améliorer notre site Web et nos services ainsi que pour en développer de nouveaux. Par exemple, en suivant et en surveillant la façon dont vous utilisez notre site et nos services afin de pouvoir continuer à les améliorer ou en effectuant une analyse technique de notre site et de nos services afin de trouver des solutions plus adaptées à vos besoins et de vous fournir des outils plus efficaces
  • Pour nous protéger mutuellement en détectant et en empêchant toute activité frauduleuse ou malveillante sans oublier de veiller à ce que notre site Web et nos services soient utilisés à la fois de manière correcte et conformément aux conditions générales qui sont disponibles à l'adresse suivante une fois que vous vous êtes connecté à votre compte : https://new.complyworks.com/public/ComplyWorks_User_Agreement.pdf
  • Effectuer diverses analyses et recueillir un certain nombre de données en vue d'évaluer la qualité de nos services ainsi que le niveau de nos interactions pour nous adapter au mieux à vos besoins
  • Réaliser des études de marché sur nos produits et nos services afin de mieux comprendre les attentes de notre clientèle

Comment nous partageons vos données

En règle générale, nous ne partageons pas vos données personnelles. Toutefois, si cela s'avère indispensable, nous nous réservons le droit de les communiquer à/aux :

  • Nos affiliés. Il s'agit d'entreprises qui appartiennent à ComplyWorks et à la société mère du groupe qui nous possède.
  • Prestataires de services tiers et partenaires qui nous aident et nous permettent de mettre en œuvre certains de nos services, comme par exemple :
    • faciliter l'accès ou proposer des fonctionnalités concernant notre Site Web ou nos services
    • fournir des services de gestion informatique et d'hébergement de serveurs
    • offrir la possibilité de payer par carte de crédit, ou
    • promouvoir ou commercialiser nos produits et nos services
  • Autorités chargées de la réglementation, aux organismes chargés de l'application de la loi, aux agences gouvernementales, aux tribunaux ou à d'autres entités de même type lorsqu'il est nécessaire de se conformer aux lois ou règlements en vigueur ou d'exercer, d'établir ou de défendre nos droits légaux. Nous vous avertirons chaque fois que cela sera possible.
  • Des acheteurs réels ou potentiels (et leurs représentants et conseillers) dans le cadre de l'achat, de la fusion ou de l'acquisition réels ou potentiels de notre entreprise.
  • Personnes et entreprises pour lesquelles nous avons reçu votre consentement, par exemple si vous souhaitez afficher vos références professionnelles auprès d'employeurs spécifiques figurant au sein de notre base de données.

Comment nous conservons vos données personnelles et pendant combien de temps

Vos données personnelles sont stockées sur des serveurs situés au Canada. La sécurité de vos données personnelles est une priorité pour nous et nous avons mis en place toutes les mesures appropriées pour assurer leur protection.

La durée de conservation de vos données personnelles dépend de leur nature et de la nécessité ou non de les conserver dans le cadre de nos activités (par exemple, pour vous fournir un service que vous avez demandé ou pour nous conformer aux exigences légales, fiscales ou comptables en vigueur).

Nous conserverons vos données personnelles pendant toute la durée de notre collaboration et aussi longtemps que cela sera nécessaire. Après cette période, nous veillerons à ce qu'elles soient supprimées ou rendues anonymes.

Vos droits

Il s'agit de vos données personnelles et vous disposez de certains droits y afférents. En ce qui concerne les messages promotionnels, vous pouvez à tout moment choisir de ne plus les recevoir soit en suivant les instructions qui se trouvent directement sur ces messages soit en envoyant une demande via la rubrique Contact.

Selon le pays dans lequel vous résidez, vous pouvez bénéficier des droits suivants :

Droit d'accès - Vous avez le droit de nous demander une copie de vos données personnelles.

Droit de rectification - Vous avez le droit de nous demander de rectifier les données personnelles que vous jugez inexactes. Vous avez également le droit de nous demander de compléter les données que vous jugez incomplètes.

Droit de suppression - Vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données personnelles, dans certaines circonstances particulières.

Droit de restriction en matière de traitement des données (pour les personnes établies au sein de l'UE) - Vous avez le droit de nous demander de restreindre le traitement de vos données personnelles, dans certaines circonstances particulières.

Droit d'opposition au traitement des données (pour les personnes établies au sein de l'UE) - Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles, dans certaines circonstances particulières.

Droit relatif au transfert des données (pour les personnes établies dans l'UE) - Vous avez le droit de nous demander de transmettre vos données personnelles soit à une autre organisation soit à vous-même, dans certaines circonstances particulières.

Droit de retirer votre consentement - Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment en ce qui concerne la collecte et l'utilisation de vos données personnelles.

Aucun frais n'est exigé pour faire valoir vos droits. Nous avons un mois pour répondre à votre demande.

Sécurité et confidentialité

ComplyWorks a mis en œuvre toutes les mesures appropriées pour protéger ses employés et ses clients contre l'utilisation abusive, la destruction, la perte, l'altération, la divulgation, l'acquisition ou l'accès accidentel, illégal ou non autorisé, de leurs données, conformément aux exigences requises par la législation en vigueur ou à toute autre exigence plus stricte qui serait requise le cas échéant.

Pour les personnes basées au sein de l'Union européenne, de l'EEE, de la Suisse et du Royaume-Uni

Cliquez sur le lien suivant pour connaître la liste des pays de l'UE ou de l'EEE : https://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php?title=Glossary:European_Economic_Area_(EEA)/fr.

Les données ci-dessous doivent être lues en complément des données figurant sous la rubrique Nos règles en matière de confidentialité.

ComplyWorks peut assurer la responsabilité du traitement des données.

C'est notamment le cas dans les situations suivantes :

  • lorsque nous recueillons vos données personnelles au cours de vos interactions directes sur notre site Web
  • lorsque nous recueillons vos données personnelles de manière automatique
  • lorsque vous interagissez avec nous directement lors de salons professionnels, d'événements, par le biais de programmes de formation et d'information, etc.

Nous traitons vos données personnelles dès qu'elles sont recueillies via notre site Web (https://new.complyworks.com), que ce soit sur instruction de l'un de nos clients (employeurs) ou la vôtre. Vos données personnelles sont utilisées conformément à vos exigences ou à celles de vos clients (employeurs).

Nous avons sélectionné un représentant pour l'UE et le Royaume-Uni : DataRep. Pour le contacter :

Fondement juridique régissant le traitement des données

Nous traitons vos données personnelles selon les principes juridiques suivants :

  • consentement. Nous obtenons et conservons votre consentement chaque fois que vous nous communiquez vos données personnelles (par exemple, lorsque vous vous inscrivez pour recevoir des données et des mises à jour).
  • contractuel. Nous utilisons vos données personnelles afin de pouvoir vous fournir toutes les prestations requises (elles sont utilisées, par exemple, lorsque vous souhaitez régler un cours de formation)
  • intérêt légitime. Vos données personnelles sont utilisées afin d'optimiser notre efficacité, par exemple pour améliorer nos services et le contenu de notre site Web (comme le fait de collecter automatiquement les adresses IP lorsque l'outil Google Anonymizer n'est pas disponible).

Transferts de données au niveau international

Vos données personnelles sont collectées et traitées au Canada, pays dont les normes sont en adéquation avec les exigences requises par l'Union européenne. Cela signifie que la Commission européenne a décidé que le cadre juridique au Canada offrait une protection « adéquate » aux droits et aux libertés des personnes ce qui inclut leurs données personnelles.

Nous nous réservons également le droit de transférer les données personnelles vers d'autres pays ou organisations internationales (à nos affiliés ainsi qu'à certains fournisseurs de services par exemple) à condition que le transfert se fasse dans des conditions à la fois favorables et conformes à la protection des données personnelles comme énoncé dans les clauses contractuelles types de la Commission européenne et les accords de partage de données.

Comment nous contacter

Pour toute question ou commentaire concernant la protection de la vie privée ou pour faire valoir vos droits, vous pouvez nous contacter soit via la rubrique Contact soit par courrier à l'adresse suivante : ComplyWorks Privacy Officer Suite 200, 4838 Richard Road SW Calgary, Alberta Canada T3E6L1.

Nous vous répondrons dans les plus brefs délais.

Les résidents de l'UE ont également le droit de déposer une réclamation auprès de l'autorité locale chargée de la protection des données. Consultez leurs sites Web pour savoir comment déposer une réclamation. Voici la liste des autorités de protection des données en place au sein de l'UE ainsi que leurs adresses : https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/reform/what-are-data-protection-authorities-dpas_fr.

Veuillez noter qu'il s'agit d'un site Web qui ne relève pas de notre compétence ; pensez à consulter leur politique de confidentialité pour savoir quelles données personnelles sont collectées et comment elles sont utilisées.

Pour les personnes basées au Canada

Les données ci-dessous doivent être lues en complément des données figurant sous la rubrique Nos règles en matière de confidentialité.

Nous traitons vos données personnelles conformément aux exigences prévues par les législations provinciales et fédérales canadiennes en matière de protection de la vie privée.

Vos droits en matière de données personnelles sont les suivants :

Droit d'accès

  • Les utilisateurs finaux, c'est-à-dire les utilisateurs de notre plate-forme, peuvent consulter les données personnelles que nous avons sur eux, en accédant à leur compte.
  • Les autres utilisateurs peuvent nous contacter grâce aux coordonnées figurant sous la rubrique Contact afin d'obtenir de plus amples renseignements sur les données personnelles que nous détenons sur eux ou pour en obtenir une copie.

Droit d'être informé

  • Cette politique de confidentialité ainsi que les notifications de confidentialité qui apparaissent au point de saisie des données personnelles contiennent toutes les données relatives aux règles en matière de protection de la vie privée que nous appliquons.

Droit de rectification

  • Vous pouvez nous contacter pour nous demander de modifier vos données personnelles si vous pensez qu'elles sont inexactes ou incomplètes.

Droit de suppression

  • Vous pouvez, sous certaines conditions, avoir le droit de demander la suppression de vos données personnelles. Ce droit est soumis à des obligations contractuelles réciproques ainsi qu'à d'autres exigences légales.

Pour faire valoir vos droits, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées figurant sur la page Contact.

Vous avez également le droit de déposer une réclamation auprès d’un commissaire à la protection de la vie privée au niveau fédéral ou provincial et de demander la révision d'une décision.

Voici les détails :

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, 112 Kent Street, Ottawa, Ontario, K1A 1H3 -ou- Commissariat à l'information du Canada

Cliquez sur ce lien pour connaître les coordonnées de tous les commissaires ou protecteurs du citoyen au niveau provincial : https://www.priv.gc.ca/en/about-the-opc/what-we-do/provincial-and-territorial-collaboration/provincial-and-territorial-privacy-laws-and-oversight/

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